Risicomanagement in prefab is nog te vaak onbewust

Wie Jan Pieter van Dalen spreekt, krijgt geen ingewikkeld theoretisch betoog over risicomanagement. Integendeel. Hij maakt het concreet, toepasbaar én noodzakelijk. “Wat je veel ziet in de prefabbranche, is dat risicomanagement wel plaatsvindt, maar op een onbewuste manier. Het zit in de hoofden van mensen, maar er is geen structuur. Geen risicoanalyse, geen gedeeld dossier, geen gesprekken. Daardoor overkomt het de markt vaak, in plaats van dat ze erop voorbereid is. Prefab biedt grote kansen, maar die kansen komen met risico’s.”

Toestroom, doorstroom en fabriekbezetting
Prefab maakt een enorme ontwikkeling door, met een snelle groei van het aanbod, Juist daardoor is het managen van risico’s cruciaal. “De instroom van prefaboplossingen in de bouw is één kant van het verhaal,” zegt Van Dalen. “Minstens zo belangrijk is de doorstroom. Ben je als producent zeker van een constante orderstroom? Heb je de fabriek straks wel gevuld? Dat wordt vaak onderschat. Terwijl het risico zichtbaar is: veel fabrieken in Engeland zijn inmiddels gesloten, omdat de orderportefeuille opdroogde. Als dat gebeurt, ben je dus gewoon te laat.” Het is volgens hem een valkuil voor veel bedrijven: men doet enorme investeringen om een fabriek op gang te krijgen, maar kijkt onvoldoende naar de kansen om die draaiende te houden. “Er zijn ontzettend veel succesvolle prefabproducenten die intuïtief de juiste keuzes maken. Dat is alleen geen strategie, dat is geluk. Risicomanagement biedt de kans om daar professioneel grip op te krijgen.”

Risico’s bespreekbaar maken in de hele keten
Een belangrijk uitgangspunt in de aanpak van Van Dalen is dat risicomanagement een gedeeld proces moet zijn. “Als je risico’s alleen bij jezelf houdt, krijg je ook alleen jouw eigen beeld. Maar prefab werkt in ketens – met leveranciers, opdrachtgevers, afnemers. Dus moet je ook naar hún onzekerheden luisteren. Waar zijn zij bij gebaat? Wat vinden zij spannend of onduidelijk? Het actief voeden van risicomanagement is vooral samen kijken wat er mis kan gaan.” Het is een gedachte die Van Dalen ook terugziet bij de cursisten die hij bij PMI Nederland traint. “Je ziet daar echt de ogen letterlijk open gaan. Risicomanagement vraagt om een gesprek, met je collega’s, je klanten en je leveranciers. Waar staan we? Wat willen we bereiken? En expliciet ook: wat kan ons onderweg in de weg zitten?”

Figuur: voorbeeld risicobeheersing (bron: KiK KOMO)

De zes stappen van professioneel risicomanagement
In zijn aanpak werkt Van Dalen met een overzichtelijke risicomanagementcyclus, gebaseerd op inzichten van o.a. Dr. ir. Martin van Staveren (MBA). “Zes stappen,” legt hij uit, “dat is alles. Niet complex, wel krachtig.”

1. Doel bepalen – Wat willen we bereiken? Denk aan productie, levering, kwaliteit, samenwerking. Zowel intern als extern.
2. Risico’s per doel inventariseren – Wat kan ons in de weg staan? Per doel stel je risico’s vast.
3. Prioriteren van doelen – Waar moet écht aandacht naartoe? Je kunt niet alles tegelijk aanpakken.
4. Maatregelen treffen – Wat doen we om risico’s te elimineren of beheersbaar te maken?
5. Evalueren – Risicomanagement is geen checklist, maar een proces. Evalueer regelmatig.
6. Rapporteren en monitoren – Zorg dat je helderheid hebt over risico’s en maatregelen. De risicomatrix is daarbij een krachtig hulpmiddel.

Figuur: de risicomanagementcyclus (bron: vsrm.nl / Universiteit Twente)

Van onbewust naar bewust
Opmerkelijk is dat de risicomatrix in de praktijk nog nauwelijks wordt toegepast, merkt Van Dalen. “Terwijl het zo logisch is. Iedereen weegt dagelijks risico’s af. Als ik ga hardlopen, kijk ik of het gaat regenen. Je neemt condities mee in je besluit om te gaan of uit te stellen. Bij grote prefabprojecten zijn de belangen veel groter en tóch nemen we daar die stappen niet systematisch. Terwijl het je zoveel oplevert: overzicht, rust en een beter gesprek met je team en je ketenpartners.” Volgens Van Dalen hoeft het allemaal niet ingewikkeld te zijn. “Begin gewoon met een sessie. Breng de mensen met kennis bij elkaar. Stel de simpele vraag: wat is ons doel? En vervolgens: wat kan er misgaan? Dat is de start van volwassen risicomanagement. Dat past perfect bij de technische precisie die prefab sowieso al vraagt.”

Regeren is vooruitzien
Risicomanagement is niet alleen iets voor directies of projectmanagers. Het raakt iedereen die in prefab werkt, vindt Van Dalen. En iedereen heeft ook een belangrijk aandeel in het totaalbeeld. “Uiteindelijk draait het om bestaansrecht. Als je niet weet waar je over vijf jaar staat, wat is dan je koers? Prefab vraagt om strategisch denken, vooruitkijken, samenwerken. Dat lukt alleen als je risico’s serieus neemt en durft te benoemen. Het risico wordt dan geen  onzekerheid die blijft, maar een kans om beter te worden.”

In het najaar start lichting 8 van de opleiding Prefab, Modulair en Industrieel bouwen. Deze opleiding is een marktinitiatief van SKOOB (www.skoob.nl) en Platform PREFAB. Tijdens de opleiding word je in zes lesdagen heel wat wijzer over PMI en bezoek je diverse fabrieken. Ook krijgt je eigen PMI ambitie een boost! Eén van de lessen gaat over Risicomanagement, die door Jan Pieter van Dalen wordt verzorgd. Voor meer informatie zie: Prefab, modulair en industrieel bouwen - SKOOB